Nel mondo del lavoro, ma non solo, la ricerca nell’archivio delle mail inviate o ricevute è uno strumento di fondamentale importanza, che ci consente di risparmiare moltissimo tempo e ci aiuta nello scovare mail qualora non ricordassimo il contatto ma soltanto alcune parole chiave del testo.
Outlook è uno dei software di posta elettronica più utilizzati al mondo, molto spesso anche da utenti Apple. Tuttavia, su MacBook, la funzione di ricerca lavora in modo leggermente differente. Microsoft infatti, per la versione Apple di Outlook, ha deciso di appoggiarsi totalmente a Spotlight, il motore di ricerca del colosso di Cupertino.
Per questo, quando ci troviamo di fronte a un malfunzionamento di Outlook su iOS, dobbiamo tenere ben presente che il motore che avvia la ricerca all’interno dello storico delle mail è Spotlight, un software Apple che pur svolgendo la medesima funzione degli altri motori lo fa in modo peculiare, con prestazioni estremamente elevate.
Questo perché lavora diversamente, ovvero, invece di ricercare file dopo file fino a quando non trova quello di cui abbiamo bisogno, Spotlight esegue un’indicizzazione in costante aggiornamento, proprio come un’enciclopedia, rendendo il processo estremamente più rapido.
Adesso vediamo quali possono essere le cause del malfunzionamento di Outlook su MacBook e i semplici passi per risolvere questo problema.
1. Indice di Spotlight Corrotto
L’indicizzazione effettuata da Spotlight può essere corrotta, ovvero il catalogo non è più in grado di individuare le mail che ha precedentemente catalogato. La causa potrebbe essere un aggiornamento andato male, uno spegnimento improvviso del Mac o semplicemente un’eccessiva mole di dati accumulati che hanno crashato il software.
La soluzione consiste nel costringere il Mac a riprodurre il catalogo da zero; per farlo basta entrare nelle impostazioni di Spotlight e negare l’autorizzazione a “guardare” la cartella di Outlook, per poi riattivarla in seguito. In questo modo forziamo Spotlight a ricreare il catalogo da capo.
2. Messaggi nelle cartelle escluse
A volte il problema non è tecnico, ma di configurazione. È possibile che la cartella in cui Outlook salva i dati sia stata accidentalmente inserita tra le zone protette dalla Privacy di MacOS, per cui Spotlight non ha il permesso di guardarci dentro. In questo caso aprite direttamente il terminale utilizzando facendo Cmd + Spazio e scrivete “Terminale”; digitate il comando “mdimport -L”; se vedete più di una copia di Microsoft Outlook, c’è un conflitto. Se invece non vedete nulla relativo a Outlook, scrivete: “mdimport -v /Applications/Microsoft\ Outlook.app”. Questo comando forza il sistema a registrare Outlook, come fonte sicura di dati, procedendo all’indicizzazione.
3. Incompatibilità tra New Outlook e Spotlight
Microsoft sta migrando tutti i clienti verso la nuova versione, “New Outlook”. La versione classica (Legacy) si affida totalmente a Spotlight (locale), mentre la nuova versione utilizza spesso una ricerca basata sul cloud del server. Se il tuo account è in una sorta di limbo tra le due versioni, la ricerca smette di rispondere correttamente.
In questo caso per prima cosa è necessario verificare quale versione di Outlook stiamo utilizzando. Se abbiamo New Outlook il consiglio è quello di passare alla vecchia versione Legacy: andate sul Menù Aiuto > Torna alla versione precedente. In questo modo Spotlight tornerà ad essere il motore di ricerca unico per Outlook.
